A koronavírus-járvány okozta helyzetben a cégek többségének szinte egyik napról a másikra kellett otthoni munkavégzés alapú működésre berendezkednie. Munkáltatók és munkavállalók számára egyaránt kihívást jelent a tartós távmunka, akár a technikai megvalósítás, akár a motivált munkavégzés fenntartásának szempontjából. Vannak, akik produktívabbak lesznek, de sokak számára nehézséget jelent a saját idejük feletti kontroll gyakorlása. Cikkünkben az időmenedzsment témakörét járjuk körbe, hasznos technikákat ajánlva a mindennapok megkönnyítésére.

Otthoni munkavégzés pozicionálása

Fontos, hogy tisztázzuk az otthoni munkavégzés kereteit.

Ehhez alakítsunk ki egy munkasarkot, amely lakásunk egy jól elkülönült részét képezi.

Ez jelentse azt a közeget, ahol professzionálissá válunk, és amelyet elhagyva a nap végén fizikailag, szellemileg és érzelmileg is visszatérünk otthonunkba.  Továbbá ne hagyjuk, hogy a kényelmi szempontok kerekedjenek felül az eddigi rutinunkon, hanem vegyünk fel olyan öltözéket, amely formálisabb keretet ad a napunk munkával töltött részének.

Amennyiben szükséges, kommunikáljuk le családtagjainkkal, barátainkkal is, hogy bár otthonról dolgozunk, ez korántsem jelenti azt, hogy folyamatosan elérhetőek vagyunk,

hanem a korábban megszokott koncentráltsággal igyekszünk elvégezni teendőinket.

Hatékony munkavégzést segítő technikák

Az otthoni munkavégzés során akkor tudunk igazán produktívak lenni, ha teendőinket rendszerezve célokat tűzünk ki, lebontva azokat különböző feladatokra. Fontos, hogy mindezek leírhatóak, mérhetőek legyenek, amelyeket teljesítve egy-egy napunkat vagy hetünket sikeresnek könyvelhetjük el. Ez egyfajta feladatok közötti priorizálást, strukturált gondolkodást kíván, amely megkönnyítésére több technika is létezik.

Eisenhower-módszer

A módszer lényege, hogy meg tudjuk határozni, melyek az elsődleges, előre sorolandó feladataink. Ehhez először számba kell vennünk minden teendőt, ami csak ránk vár, fontossági sorrendtől függetlenül. Ezt követően írjunk egy F betűt a fontosak, és egy S betűt a sürgősek mellé. Előfordulhat, hogy 1-1 feladat mellé mindkét betű bekerül, de az is, hogy egyik sem.

A munkát azokkal érdemes kezdeni, amelyek fontosak és sürgősek egyaránt, majd azokkal folytatni, amelyek fontosak, de kevésbé sürgősek. Ha lehetőségünk van feladatok delegálására, akkor érdemes a sürgős, de nem fontos feladatokat munkatársainkkal megosztani, a sort pedig azokkal zárni, amelyeket nem értékeltünk sem fontosnak, sem igazán sürgősnek.

ABCDE – módszer

A módszer lényege szintén az, hogy az előttünk álló feladatok között egyfajta fontossági sorrendet felállítva képet kapjunk arról, hogy hogyan érdemes a munkánkat összehangolni. Írjunk le minden teendőt, amely előttünk áll és 1-1 betűt rendeljünk azokhoz a következők szerint: A: legfontosabb teendők (pl.: tárgyalások, határidős projektek) B: fontos teendők (pl.: e-mail megválaszolása) C: semleges teendők (pl.: elolvasni egy cikket) D: fontos, de másra bízható teendők (pl.: befizetni a számlát) E: Nem fontos teendők.

Majd az adott betű kategórián belül lévő feladatok között is igyekezzünk sorrendet felállítani, hiszen így tudjuk a kialakult listánkat tovább priorizálni az olyan tényezők figyelembevételével, mint pl.: tárgyalások időpontjai vagy bevonható személyek elérhetősége. A munkát pedig a lista elején lévő tevékenységek elvégzésével érdemes kezdeni, azokra jóval nagyobb hangsúlyt helyezni.

Pomodoro technika

Kutatások sora bizonyítja, hogy agyunk nem képes folyamatosan magas szintű szellemi munka elvégzésére, hanem egyfajta ciklikusság figyelhető meg benne.  A Pomodoro technika szerint válasszuk ki a legfontosabb feladatunkat aznapra és fókuszáljunk csak arra 25 percen keresztül intenzíven, telefonálás, e-mailek vagy más, figyelemelterelő tevékenység nélkül.  Az idő letelte után iktassunk be 5 perces pihenő időt, amelyet követően folytathatjuk munkánkat egy újabb fázissal. A technika alkalmazása segíti produktivitásunkat és nagy valószínűséggel munkánk eredménye is magasabb minőségben készül el.

Időgazdálkodást segítő szoftverek

Nagymértékben segíti az idővel való gazdálkodásunkat, ha valamilyen digitális platformot is használunk a tervezéshez. Segítségünkre lehetnek a különféle projektmenedzsment rendszerek, amelyeket alkalmazva jóval könnyebben átlátjuk, hogy melyek a nagyobb prioritást élvező teendők, emellett pedig lehetőséget biztosítanak a munkatársainkkal történő hatékony információ megosztásra is.

Asana

Az Asana az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment szoftver, amelyben több szintű projekt elemeket is meg tudunk jeleníteni, össze tudunk hangolni. A munkafázisokhoz felelős, határidő és melléklet is rendelhető. Ha pedig a feladatokat le szeretnénk bontani további alfeladatokra, és azokat is még további részfeladatokra, arra is lehetőséget nyújt számunkra a platform.

Trello

Ha olyan rendszert szeretnénk használni, amelyben a magánéletünk eseményei és a munkánk kapcsán felmerülő teendők átlátható módon összeszervezhetőek, jó választás lehet számunkra a Trello. A projektjeinket táblákra vezethetjük fel, amelyeket kártyák segítségével további részekre bonthatunk. Minden kártya címkézhető, színezhető és elnevezhető, ezáltal a tábláink átláthatóbbá válnak. Lehetőségünk van azokhoz időpontokat rendelni, vagy további személyeket bevonni. Továbbá az adott projekthez tartozó összes információt, fájlt, képet, linket is mind egy helyen tudjuk kezelni.

Család és „énidő”

Ne felejtsük el azt sem, hogy a munka és a magánélet közötti egyensúly fenntartásához alapvető, hogy időnkkel úgy gazdálkodjunk, hogy abban önmagunk és szeretteink is megfelelő figyelmet kapjanak.

Törekedjünk arra, hogy olyan rendszert alakítsunk ki mindennapjainkban, hogy annak a fizikai aktivitás, a saját mentális feltöltődésünk, a kikapcsolódás és családunkkal történő együttlét is szerves részét képezze.

Ezekhez a tevékenységekhez ragaszkodjunk, betartásukat akár előre tervezéssel, akár egy házi órarenddel is segíthetjük. Például érdemes a sportolást úgy tervezni, mintha csak egy edzőtermi csoportos óra formális kezdési időpontjára sietnénk, tehát fix időpontban töltsünk mozgással minimum 45 percet. A házimunka ránk eső részét pedig a munkaidőt követően vagy azt megelőzően iktassuk be, de ami a legfontosabb, családunk közelségét igyekezzünk a lehető legjobban kiélvezni.